Digitalización de documentos

Digitalizacion de documentos
Complementando nuestro sistema de Gestión Documental, ofrecemos el servicio de digitalización de documentos, el cual incluye la provisión de equipos, personal y consumibles requeridos para ejecutar el servicio de digitalización de documentos, que consiste en el proceso de migrar la documentación de su empresa a formato digital a través del proceso de escaneado de documentos.

Nuestro personal ha sido seleccionado según sus capacidades en digitalización alfabética, numérica y alfanumérica y muchas otras aptitudes que los enmarcan con excelentes profesionales en los campos de organización, escaneo e indexación de documentos.

Dentro de las principales ventajas de la digitalización podemos mencionar:

  • Resguardo seguro de información en formato electrónico,
  • Documentos almacenados y organizados en los servidores o unidades de almacenamiento destinadas para tal fin.
  • Mantiene un  respaldo de toda la información.
  • Seguridad de los documentos consultados, los originales se mantienen en archivos, no se pierden ni se deterioran.
  • Mantiene todos sus archivos accesibles en tiempo real.
  • Disminuye el gasto asociado a la compra de los consumibles.
  • Disminuye el costo asociado a mantenimiento de archivos y espacio de oficina y distribución de información.

El servicio de digitalización de sus documentos comprende los siguientes servicios:

▪ GESTIÓN DE EQUIPOS: En SOLUTECSA contamos con equipos de última generación para cumplir con sus expectativas. Escáneres capaces de manejar grandes volúmenes y altas velocidades encabezan la lista de equipos que utilizamos para estos proyectos.

▪ PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Eliminación de grapas, sobres, y cualquier otro tipo de elemento realizándose también la clasificación del material. Garantizamos que la documentación en físico que nos proporcionan se regresa en exactamente el mismo estado en el que la recibimos o mejor, dependiendo del caso.

▪ DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Obtención de la imagen digital del documento físico. Realizaremos los controles de calidad requeridos según parámetros del cliente.

▪ INDEXACIÓN: Los documentos necesitan una identificación para luego poder ser localizados unívocamente por el usuario; la asignación de esta información se hace luego del proceso de digitalización mediante una actividad de inserción de datos. Esto obedecerá a cuales campos desea el cliente poder tener acceso en el futuro.

▪ RESPALDO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS: Junto a nuestro servicio ofrecemos el sistema de SOLUBACKUP que se encargará de realizar backups diarios mientras se realice la digitalización. Esto garantizará que si se dá algún imprevisto su data siempre estará segura en una ubicación alterna en la nube.

▪ DIRECCIÓN DE PROYECTO: Todo proyecto de digitalización será liderado siempre por personal capacitado por fábrica para este fin.

Ofrecemos nuestro servicio en modalidad “outsourcing” y Proyectos Especiales, ajustándonos a las necesidades de nuestros clientes en lo que respecta al lugar y horarios de digitalización.

Con SOLUTECSA como su aliado técnico, su empresa ganará seguridad, agilidad y competitividad, recuperando espacio en sus instalaciones y reduciendo los costes en tiempo y personal.

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