Gestión Documental

Gestión de documentos
SOLUTECSA Panamá, consciente del valor de la información y del impacto que genera para todo negocio el nivel de eficiencia con el cual se accede a la información, brinda diferentes servicios que complementados entre sí, permiten la optimización de la gestión de su documentación.

La Gestión documental, consiste en la ejecución de una serie de normas y prácticas que se emplean para administrar el flujo y ciclo de documentos de todo tipo dentro de una organización.

Nuestro servicio de gestión documental en Panamá, consta de diferentes etapas, las cuales describimos brevemente a continuación:

Digitalización de documentos

Es el acto de digitalizar, a través de equipos (scanners) los documentos de su empresa.

Software de gestión documental

Después de digitalizar miles de documentos, ¿cómo se puede acceder a la información de forma fácil? SOLUTECSA es representante de la marca DocuWare, primer sistema de gestión documental en el mundo, con más de cinco mil clientes satisfechos a nivel mundial.

Retiro y traslado de documentos

Se retiran los documentos en las instalaciones indicadas por el cliente y se trasladan al sitio donde los mismos serán custodiados por nuestra organización.

  • Comprobación de los documentos que se van a trasladar, los medios que los contienen, y su identificación.
  • Se realiza el traslado, se ubica en nuestro centro de custodia.
  • Se registra una base de datos con el inventario de la documentación custodiada.

Custodia de documentos

El servicio de custodia de documentos forma parte del eslabón de la cadena de gestión documental, al igual que de un plan de continuidad de negocio. Consiste en almacenar los documentos del cliente en nuestro depósito de custodia, el cual cuenta con las condiciones idóneas para preservar, asegurar y resguardar dicha documentación. El espacio físico y medio de transporte que empleamos para brindar el servicio de resguardo y custodia de archivos, cumplen con rigurosas medidas de seguridad con el propósito de asegurar completa confidencialidad y garantizar la preservación del estado de los documentos. El espacio de almacenamiento cuenta con:

  • Seguridad 24 horas los 365 días del año
  • Prevención y detección de incendio
  • Fumigación
  • Tarjeta y código privado de acceso
  • Circuito cerrado de CCTV
  • Control de temperatura y humedad
  • Póliza de seguros
  • El traslado de la documentación se realiza con vehículos y personal perteneciente a la organización. El medio de transporte se encuentra localizado a través de GPS durante la totalidad del trayecto.

Consulta de documentos

El cliente puede consultar la documentación que se encuentra bajo nuestro resguardo, bien sea presencialmente con previa notificación, al igual que puede solicitar que sea enviado física o electrónicamente un documento en particular.

  • Consulta Presencial: es una visita por un representante autorizado por el cliente, con previa notificación; quien será acompañado por un miembro de nuestra organización
  • Solicitud de Documento: es un servicio adicional que consiste en el envío físico o electrónico de algún documento o grupo de documentos particular, según los requerimientos del cliente.

Destrucción de documentos

Ofrecemos el servicio de destrucción de documentos por incineración.

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