Digitalización de Documentos

Digitalizacion de documentos
Digitalización de documentos es el proceso de migrar la documentación de su empresa a formato digital, a través del proceso de escaneado de documentos.

SOLUTECSA ofrece el servicio de digitalización de documentos en Panamá, el cual incluye la provisión de equipos, personal y consumibles requeridos para ejecutar el servicio de digitalización de documentos.

¿Cómo trabajamos la digitalización?

Tenemos muchos años de experiencia digitalizando, y más de 7millones de páginas digitalizadas, esta es la forma como trabajamos:

Conocemos su Empresa

Se lleva a cabo una reunión de acercamiento para determinar un objetivo o alcance a lograr con la gestión documental.

Diagnosticamos sus necesidades

A través del levantamiento de información, se lleva a cabo un diagnóstico o recomendación adaptada a la realidad del cliente, con la finalidad de dimensionar el proyecto.

Presentamos una propuesta a su Empresa

En la misma se plantean distintos escenarios de digitalización y estrategias adecuadas al objetivo de la empresa y la situación de la misma, siempre buscando el brindar opciones que aseguren la continuidad al negocio. La digitalización se puede llevar a cabo en sus instalaciones, o en las nuestras.

Damos inicio a la digitalización

Si decide trabajar con nosotros (gracias!), se da inicio al proyecto tomando en consideración el levantamiento previo y las necesidades del cliente.

Seguimiento del Proyecto

Se emplea un control y seguimiento al cliente, con la finalidad de afianzar una metodología de digitalización continua y a su vez, fortalecer la cultura documental.

Nuestro personal ha sido seleccionado según sus capacidades en digitalización alfabética, numérica y alfanumérica y muchas otras aptitudes que los enmarcan con excelentes profesionales en los campos de organización, escaneo e indexación de documentos.

BENEFICIOS DE DIGITALIZAR

  • Optimización de Consultas
  • Eficiencia y productividad.
  • Reducción de costos en archivado y material.
  • Seguridad de los documentos consultados, los originales se mantienen en archivos, no se pierden ni se deterioran.
  • Disminuye el costo asociado a mantenimiento de archivos y espacio de oficina y distribución de información
  • Mantiene todos sus archivos accesibles en tiempo real.
  • ¡Continuidad empresarial!
Tiempo buscando papel

El servicio de digitalización de sus documentos comprende:


GESTIÓN DE EQUIPOS

En SOLUTECSA contamos con equipos de última generación para cumplir con sus expectativas. Escáneres capaces de manejar grandes volúmenes y altas velocidades encabezan la lista de equipos que utilizamos para estos proyectos.

PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Eliminación de grapas, sobres, y cualquier otro tipo de elemento realizándose también la clasificación del material. Garantizamos que la documentación en físico que nos proporcionan se regresa en exactamente el mismo estado en el que la recibimos o mejor, dependiendo del caso.

DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Obtención de la imagen digital del documento físico. Realizaremos los controles de calidad requeridos según parámetros del cliente.

INDEXACIÓN

Los documentos necesitan una identificación para luego poder ser localizados unívocamente por el usuario; la asignación de esta información se hace luego del proceso de digitalización mediante una actividad de inserción de datos. Esto obedecerá a cuales campos desea el cliente poder tener acceso en el futuro.

RESPALDO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

Junto a nuestro servicio ofrecemos el sistema de SOLUBACKUP que se encargará de realizar backups diarios mientras se realice la digitalización. Esto garantizará que si se dá algún imprevisto su data siempre estará segura en una ubicación alterna en la nube.

DIRECCIÓN DE PROYECTO

Todo proyecto de digitalización será liderado siempre por personal capacitado por fábrica para este fin.

Ofrecemos nuestro servicio en modalidad «outsourcing» y Proyectos Especiales, ajustándonos a las necesidades de nuestros clientes en lo que respecta al lugar y horarios de digitalización.
Eco-amigable
Con SOLUTECSA como su aliado técnico, su empresa ganará seguridad, agilidad y competitividad, recuperando espacio en sus instalaciones y reduciendo los costes en tiempo y personal.